Vermaatschappelijken van aanbestedingsprocedures

Boukje Keijzer (http://www.7zebras.nl) heeft een mooi overzicht gegeven van de belangrijkste mogelijkheden voor vermaatschappelijking van aanbestedingsprocedures

Weet wat er al is!

Heel vaak weten gemeenten niet wat er allemaal al aan initiatieven in het sociale domein is. Ze hebben vooral contact met de professionele partijen die opdrachten voor hen uitvoeren en dus ook op de begroting staan. Start bij het in kaart brengen van de vele initiatieven die er al zijn, door de wijk in te gaan en goed te luisteren naar bijvoorbeeld mensen van wijkbureaus, sociale teams, woningcorporaties, politie, huisartsen, bewonersorganisaties etc.

Vraag wat partijen willen en kunnen betekenen

Organiseer een marktconsultatie met potentiele aanbieders, inclusief de kleine buurtinitiatieven. Zo krijg je een beeld van welke maatschappelijke meerwaarde zij kunnen creëren, welk type opdrachten zij aankunnen, en welke samenwerkingsmogelijkheden er tussen hen mogelijk zijn.

Betrek burgers bij het proces

Er zijn talloze mogelijkheden om burgers te betrekken bij het aanbestedingsproces. Door hen een rol te geven bij de marktconsultatie kan het aanbod beter inspelen op hun behoeften. Door hen mee te laten denken over doelen en criteria kan meer maatschappelijke meerwaarde gecreëerd worden. En door hen mee te laten beslissen over wegingsfactoren en de aanbieders, vergroot je het draagvlak voor de uiteindelijke uitvoerders.

Verdeel de opdracht in kleinere percelen

Van kleine lokale initiatieven kun je niet meteen verwachten dat zij ook in andere buurten aan de slag gaan of andere diensten op zich nemen. Hak de opdracht dus in kleinere behapbare percelen die qua geografie (meer wijk- of buurtgebonden), breedte (aparte opdracht per dienst) en/of omvang (kleinere bedragen) beter aansluiten bij de lokale dynamiek. Het is ook toegestaan om een opdracht aan meerdere gegadigden samen te gunnen. Bijvoorbeeld als zij samen wel een compleet dienstenaanbod kunnen leveren. En je mag een deel van de opdracht (maximaal 20% / € 80.000) buiten de aanbesteding houden en onderhands gunnen.

Stel maatschappelijke eisen aan het aanbod

Overheidsinstellingen dienen ervoor te zorgen dat bij de aankoop/inkoop van diensten en producten zoveel mogelijk maatschappelijke waarde gecreëerd wordt. Dat betekent dat je allerlei eisen mag stellen aan de gevraagde dienst. Bijvoorbeeld over de aansluiting bij de behoeftes van de doelgroep of bij lokale initiatieven en voorzieningen. Je mag functionele eisen stellen over wat de dienst moet opleveren voor de wijk (bijvoorbeeld minder jeugdwerkeloosheid) zodat de aanbieders hun eigen creativiteit in kunnen zetten om tot dat resultaat te komen. En je kunt eisen stellen aan de ervaring of lokale inbedding die nodig is om de opdracht uit te voeren.

Stel maatschappelijke eisen aan de aanbieders

Naast eisen aan het aanbod kun je ook eisen stellen aan de aanbieders. Je kunt hen vragen om in de uitvoering maatschappelijke doelen te realiseren (bv. door medewerkers voldoende te betalen, natuurvriendelijke materialen te gebruiken). Je mag ook partijen uitsluiten die zich niet houden aan bepaalde sociale of milieueisen. Ook kun je selectiecriteria opstellen over de economische draagkracht of de bekwaamheid van de aanbieder. Die moeten wel in verhouding zijn tot het gevraagde (proportionaliteit). Vaak worden nu eisen gesteld waaraan de gemiddelde kleine ondernemer niet kan voldoen, terwijl zij prima in staat zouden zijn om de opdracht uit te voeren.

Laat maatschappelijk meerwaarde meewegen in de beoordeling

Bij de beoordeling van offertes kun je extra gewicht toekennen aan gunningscriteria die maatschappelijke meerwaarde stimuleren. Door dit soort criteria zwaarder mee te laten wegen (wegingsfactor), maar ook door goed aan te geven wat je onder bepaalde criteria verstaat. Zo kan ervaringsdeskundigheid soms belangrijker zijn dan deskundigheid op basis van een bepaalde opleiding. En kan continuïteit net zo goed gegarandeerd worden door een stevige inbedding in de wijk als door de beschikbaarheid van meerdere vervangers in de organisatie. Wees dus creatief in het benoemen van je gunningscriteria en laat veel ruimte toe voor de invulling ervan door de aanbieders.

Onderhandel!

Het wordt vaak vergeten, maar ook bij aanbestedingen is het toegestaan om te onderhandelen. Zeker als het gaat om de zogenaamde 2B diensten[1] waar veel diensten in het sociale domein onder vallen. In gesprek met de potentiele opdrachtnemers kun je het aanbod fijn laten slijpen zodat de aangeboden diensten zo nauw mogelijk aansluiten bij de behoeften. Of je kunt hen vragen om meerdere varianten aan te bieden, die specifiek inspelen op sociale criteria.

Een volledig overzicht van de mogelijkheden

De bovenstaande mogelijkheden zijn ontleend aan drie tabellen, die zijn opgesteld door het Public Procurement Research Center (http://www.pprc.eu/). Deze tabellen zijn navolgend opgenomen.

[1] 2B diensten zijn diensten op het gebied van gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, onderwijs, cultuur, sport en recreatie. Deze vallen onder een lichter aanbestedingsregime.